SPOR KULÜPLERİNİN GENEL KURUL VE YÖNETİM KURULU
TOPLANTILARININ ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILMASINA
İLİŞKİN USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, spor kulüplerinin
genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasına
ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Gençlik ve Spor Bakanlığı
nezdinde tescilli spor kulüplerini kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 22/4/2022 tarihli ve 7405
sayılı Spor Kulüpleri ve Spor Federasyonları Kanununun 7 nci maddesinin üçüncü
fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a)
Bakanlık: Gençlik ve Spor Bakanlığını,
b)
CISA (Certified Information Systems Auditor): Bilgi Sistemleri Denetim ve
Kontrol Birliği (ISACA) tarafından verilen Bilgi Sistemleri Denetçi
Sertifikasını,
c)
Elektronik ortamda katılma: Spor kulüplerinin genel kurul veya yönetim kurulu
toplantılarına elektronik sistem üzerinden katılma, öneride bulunma, görüş
açıklama ve oy kullanmayı,
ç)
Elektronik sistem: Spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim kurulu
toplantılarına elektronik ortamda katılmayı teminen Bakanlık veya Merkezi Kayıt
Kuruluşu Anonim Şirketi tarafından sağlanan elektronik platformu veya spor
kulüpleri tarafından kurulan ya da destek hizmeti alınan bilişim sistemini,
d)
En az iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi: Kullanıcı adı, şifre, kısa mesaj
formatında gönderilen tek seferlik şifre, Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı,
yabancı kimlik kartı ve parmak izi, yüz tanıma ve benzeri biyometrik kimlik
doğrulama yöntemleri ile diğer kimlik doğrulama faktörlerinden en az ikisinin
doğrulama zorunluluğunu sağlayan kimlik doğrulama sistemini,
e)
Güvenli elektronik imza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza
Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,
f)
İl müdürlüğü: Gençlik ve spor il müdürlüğünü,
g)
Kanun: 22/4/2022 tarihli ve 7405 sayılı Spor Kulüpleri ve Spor Federasyonları
Kanununu,
ğ)
Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi: 6/12/2012 tarihli ve 6362 sayılı Sermaye
Piyasası Kanununun 81 inci maddesi uyarınca kurulmuş Merkezi Kayıt Kuruluşu
Anonim Şirketini,
h)
Spor kulübü: Bakanlık ve spor federasyonlarının faaliyetlerine katılmak
amacıyla Bakanlığa tescilini yaptıran özel hukuk tüzel kişilerini,
ı)
Temsilci: Spor kulübü üyesi tüzel kişilerin temsilcilerini,
i)
Tüzük: Spor kulübü tüzüğünü,
j)
Üye: Spor kulübünün genel kuruluna katılma hakkı bulunan spor kulübü üyeleri
ile yönetim kurulu üyelerini,
ifade
eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Elektronik ortamda yapılan toplantıların niteliği ve sonuçları
MADDE 5- (1) İlgili mevzuat ve spor kulüplerinin
tüzüklerinde yer alan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının fiziki
ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslar, bu Yönetmelik
hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla elektronik ortamda yapılan toplantılar için
de geçerlidir.
(2)
Fiziki ortamda gerçekleştirilen genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının
ilgili mevzuata aykırı yapılması durumunda uygulanan yaptırımlar elektronik
ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir.
(3)
Elektronik ortamda yapılan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarına
elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fiziki
katılma ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
(4)
Toplantıya elektronik ortamda katılan üye, elektronik sisteme giriş yapılması
aşamasından toplantının sona ermesine kadar geçen süre içerisinde güvenli
elektronik imzasının kullanılmasından ve iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi
için kullanılan verilerin muhafazasından sorumludur.
(5)
Elektronik ortamda gerçekleştirilen toplantılara ilişkin her türlü bilgi, belge
ve kayıt spor kulübü tarafından 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel
Verilerin Korunması Kanunu ile bu Kanuna dayanılarak yürürlüğe konulan mevzuata
uygun olarak işlenir ve muhafaza edilir.
Genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik sistemde
yapılabilmesi için gerekli şartlar
MADDE 6- (1) Spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim
kurulu toplantıları;
a)
Spor kulübünün bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması,
b)
Üyenin elektronik ortamda katılmak için istemde bulunması,
c)
Elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğini ispatlayan teknik
bir raporun spor kulübünün merkezinin bulunduğu il müdürlüğüne sunulması ve
sunulan bu raporun Bakanlık tarafından uygun görülmesi,
ç)
Oy kullananların kimlik bilgilerinin saklanması,
şartlarının
birlikte sağlanması kaydı ve yönetim kurulu kararıyla kısmen veya tamamen
elektronik ortamda yapılabilir.
(2)
Genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı, genel kurul yapılmasına ilişkin alınan
yönetim kurulu kararında ve genel kurul ilanında belirtilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Elektronik Ortamda Yapılan Toplantılar
Genel kurula ilişkin bilgi ve belgelere erişim sağlanması
MADDE 7- (1) Spor kulüplerinin elektronik ortamda
yapacakları genel kurul toplantılarına ilişkin olarak ilgili mevzuat ve tüzük
uyarınca yapılması zorunlu olan çağrılar, genel kurul öncesinde üyelerin
incelemesine sunulması zorunlu olan belgeler ve toplantı gündemine ilişkin
belgeler, güvenli elektronik imzalı olarak ilgili mevzuatta öngörülen süreler
içinde 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun bir biçimde
elektronik sistemde üyelerin erişimine açılır.
Genel kurula katılma bildirimi
MADDE 8- (1) Genel kurul toplantısına elektronik
ortamda katılmak isteyen gerçek kişi üyeler ile temsilcileri aracılığıyla
katılmak isteyen tüzel kişi üyeler, bu tercihlerini genel kurul tarihinden beş
gün öncesine kadar elektronik sistemde bildirmek zorundadır.
(2)
Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren üye bu
tercihini genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar elektronik sistemde
geri alabilir. Elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan
üyenin kendisi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziki olarak katılamaz.
(3)
Genel kurul toplantısına temsilcinin katılması durumunda temsilcinin kimlik
bilgisinin elektronik sisteme kaydedilmesi zorunludur.
(4)
Tüzel kişi üyeler adına elektronik sistemde yapılacak bildirimlerin tüzel kişi
imza yetkilisince tüzel kişi üye namına kendi adlarına üretilen güvenli
elektronik imzayla imzalanması gerekir.
Genel kurula katılma
MADDE 9- (1) Elektronik ortamda yapılacak genel kurul
toplantısına katılacak üyeler ve temsilciler tarafından sisteme güvenli
elektronik imza veya en az iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanılarak
giriş yapılır.
(2)
Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş, genel
kurulun ilan edilen başlama saatinden bir saat öncesinde başlar, genel kurulun
başlama saatinden beş dakika öncesine kadar sürer. Katılımcıların sisteme giriş
zamanının tespitinde 5070 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının
(h) bendinde tanımlanan zaman damgası kullanılır.
(3)
Elektronik ortamda toplantıya katılan üyeler ve temsilcilere ilişkin liste
toplantı başlamadan önce elektronik sistemden alınır. Bu liste, toplantıda
hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılır.
Genel kurulun açılması
MADDE 10- (1) Genel kurul toplantısı fiziki
ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için ilgili
mevzuatta yer alan şartların yerine getirildiğinin divan heyeti tarafından
tespiti zorunludur. Elektronik sistemdeki teknik işlemlerin toplantı anında
yerine getirilmesi için divan heyeti tarafından uzman kişiler
görevlendirilebilir.
Elektronik ortamda görüş açıklama
MADDE 11- (1) Genel kurul toplantısına
elektronik ortamda katılan üye veya temsilci, görüşülmekte olan gündeme ilişkin
görüşünü elektronik sistemde yazılı olarak iletir. Üye veya temsilci her bir
gündem maddesi için en fazla iki adet görüş iletebilir. Her bir görüş en fazla
1000 karakter olabilir.
Oy kullanma ve süresi
MADDE 12- (1) Genel kurul gündeminde yer
alan her bir gündem maddesine ilişkin oylama, divan başkanı tarafından fiziki
ve elektronik ortamda katılan üyeler için aynı anda başlatılır.
(2)
Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, divan heyetinin ilgili
gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra oylarını
elektronik sistem üzerinden kullanır. Üyeler ve temsilciler oylarını bu
bildirimden itibaren iki dakika içerisinde kullanır. Seçimli genel kurullarda
ise spor kulübü başkanı ve organlarının seçimlerine elektronik ortamda
katılanlar, oylarını tüzükte belirlenen süre içerisinde, tüzükte düzenleme
bulunmaması halinde divan heyeti tarafından belirlenen süre içinde
kullanabilirler.
(3)
Her gündem maddesinin divan heyetinin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra
ayrı ayrı oylanması zorunludur. Üyeler ve temsilciler ilgili gündem maddesine
ilişkin olarak verdikleri oyu değiştiremezler. Oylama sonucu, elektronik sistem
üzerinden divan heyetine iletilir. Divan heyeti bu sonucu ve varsa elektronik
ortamda gönderilen muhalefet şerhini tutanağa işletir.
(4)
Gizli oylamalarda kullanılan elektronik oyların gizliliğini koruyacak her türlü
tedbir alınır.
Yönetim kurulu toplantıları
MADDE 13- (1) Bu Yönetmelik kapsamındaki
toplantılara elektronik ortamda katılmaya imkan tanıyan spor kulüpleri,
toplantı çağrılarını elektronik sistem üzerinden de yapabilir.
(2)
Yönetim kurulu üyeleri, öncesinde spor kulübüne ayrıca bildirimde bulunmaya
gerek olmaksızın, güvenli elektronik imzaları ile giriş yaparak elektronik
sistem üzerinden toplantıya katılabilirler. Yönetim kurulu toplantılarına
elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî
katılmanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
(3)
Yönetim kurulu üyeleri katıldıkları toplantılarda alınan yönetim kurulu
kararlarını elektronik sistem üzerinden de imzalayabilirler.
(4)
Yönetim kurulu üyelerinden birinin belirli bir konuda yaptığı karar şeklinde
yazılmış önerisine üyelerce elektronik sistem üzerinden güvenli elektronik imza
ile onay verilebilir. Bunun için söz konusu önerinin elektronik sistemde de
erişime açılması şarttır.
(5)
Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları, elektronik sistemden
alınacak elektronik imzaları gösterir belge ile birlikte fiziksel ortamda
tutulan yönetim kurulu karar defterine yapıştırılır. Elektronik ortamda alınan
bu kararlar ayrıca tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Elektronik Sistem
Elektronik sistemin temini
MADDE 14- (1) Spor kulüplerinin genel kurul
ve yönetim kurulu toplantıları, Bakanlık veya Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim
Şirketi tarafından sağlanan elektronik platform veya spor kulüpleri tarafından
kurulan ya da destek hizmeti alınan bilişim sistemi üzerinden elektronik
ortamda yapılabilir.
Elektronik sistemin uygunluğunun tespiti ve teknik raporun ibrazı
MADDE 15- (1) Elektronik sistemin Kanun ve
bu Yönetmelik hükümlerine uygunluğunun tespitine ilişkin olarak ikinci fıkrada
belirtilen kurumlardan alınan teknik raporun spor kulübünün merkezinin
bulunduğu il müdürlüğüne ibraz edilmesi ve ibraz edilen bu raporun Bakanlık
tarafından uygun görülmesi zorunludur.
(2)
Elektronik sisteme ilişkin teknik rapor; Türkiye Bilimsel ve Teknolojik
Araştırma Kurumu veya bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele
sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketler ile sermaye
piyasasında bilgi sistemleri bağımsız denetim yetkisini haiz bağımsız denetim
kuruluşlarından alınabilir. Bu raporun üç yılda bir yenilenmesi zorunludur.
Bakanlık gerekli gördüğü hallerde bu süreyi kısaltmaya veya uzatmaya yetkilidir.
(3)
Teknik raporda, elektronik sistemin asgari olarak;
a)
ISO 27001’e uygun bir bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması
altyapısına sahip olduğu,
b)
Güvenli elektronik imza oluşturma ve doğrulama araçlarının, 5070 sayılı Kanuna
ve ilgili diğer mevzuatta belirlenen standartlara uygun olduğu,
c)
5070 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuatla belirlenen standart ve kriterlere
uygun olarak verilerin uzun dönemli arşivlenmesine imkan tanıdığı,
ç)
İlgili diğer veri tabanlarına entegrasyonu sağlayacak yeterlikte olduğu,
d)
16 ncı maddede yer alan güvenlik kriterlerini ve teknik özellikleri taşıdığı,
hususlarının
yer alması zorunludur.
Elektronik sistemin güvenlik kriterleri ve teknik özellikleri
MADDE 16- (1) Elektronik sistemin asgari
olarak; bu Yönetmelikte belirtilen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan
tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz
erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması
zorunludur.
(2)
Elektronik sistemin; sisteme güvenli elektronik imza veya en az iki faktörlü
kimlik doğrulama sistemi kullanılarak giriş yapılmasını sağlayacak, toplantı
yerinden elektronik ortamda ses ve görüntü aktarımını sağlayacak, mesajlaşma
gerçekleştirecek, birden çok güvenli elektronik imzanın seri ve paralel olarak
atılabilmesini destekleyecek, sisteme erişim taleplerine mümkün olan en kısa
sürede cevap verebilecek, elektronik sisteme yapılacak kayıtların gizliliğini,
bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlayacak ve bu Yönetmelikte yer alan
güvenli elektronik imzayla imzalanacak işlemleri destekleyecek altyapıya sahip
olması gerekir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Elektronik sistem üzerinden oluşturulan belgelerin imzalanması
MADDE 17- (1) Elektronik sistem üzerinden
oluşturulan belgeler, divan heyetini oluşturan üyeler ve yönetim kurulu üyeleri
tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.
Spor kulüpleri ve destek hizmeti sağlayıcılarının yükümlülükleri
MADDE 18- (1) Spor kulüpleri ve destek
hizmeti sağlayıcıları, elektronik sistem üzerinden yapılan tüm işlemlere
ilişkin kayıtları ve toplantılara elektronik ortamda katılan üyelerin ve
temsilcilerin kimlik bilgilerini, gizlilik, erişilebilirlik ve bütünlüğünü
sağlayacak şekilde on yıl süreyle elektronik ortamda saklamak zorundadır.
(2)
Üyelerin kendi kusurlarından kaynaklanan sorumluluk hali hariç olmak üzere,
elektronik sistemden kaynaklanan nedenlerle üyelerin uğrayacağı zararlardan
spor kulübü ve destek hizmeti sağlayıcıları genel hükümlere göre sorumludur.
(3)
Spor kulüpleri ve destek hizmeti sağlayıcıları, ilgili mevzuata aykırı olarak
kişisel verilerin işlenmesini ve bu verilere erişilmesini önlemek amacıyla
gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.
Bakanlığın düzenleme yetkisi
MADDE 19- (1) Bakanlık, bu Yönetmeliğin
uygulanması ile ilgili tereddütleri gidermeye, uygulamayı düzenlemeye ve bu
Yönetmeliğin uygulanmasını sağlamak üzere alt düzenleyici işlemleri yapmaya
yetkilidir.
Hüküm bulunmayan haller
MADDE 20- (1) Bu Yönetmelikte hüküm
bulunmayan hallerde, spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim kurulu
toplantılarına ilişkin diğer mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 21- (1) Bu Yönetmelik yayımı
tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 22- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Gençlik ve Spor Bakanı yürütür.