GENÇLİK VE SPOR BAKANLIĞI
HAZIRLIK VE DÜZENLEME KURULUNUN
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, ülkemizde yapılacak uluslararası
gençlik ve spor organizasyonlarının hazırlanması, düzenlenmesi, yürütülmesi ve
sonuçlandırılmasıyla ilgili iş ve işlemlerin belirlenmesi, planlanması,
koordine ve takip edilmesi ile görevli hazırlık ve düzenleme kurulunun
oluşturulması, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını
belirlemektir.
(2)
Bu Yönetmelik, hazırlık ve düzenleme kurulu, organizasyon destek komitesi,
ihtiyaç duyulacak alt kurullar ile oyunların yapılması için doğrudan veya
dolaylı olarak sorumlu olan kamu kurum ve kuruluşları ile yerel yönetimleri
kapsar.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 21/5/1986 tarihli
ve 3289 sayılı Gençlik ve Spor Hizmetleri Kanununun 8 inci maddesine ve 1
sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin
192 nci ve 508 inci maddelerine dayanılarak
hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a)
Bakan: Gençlik ve Spor Bakanını,
b)
Bakanlık: Gençlik ve Spor Bakanlığını,
c)
Belediye başkanı: Organizasyonun yapıldığı ilin büyükşehir belediye başkanını
veya belediye başkanını,
ç)
Genel koordinatör: Organizasyonun hazırlık ve düzenleme kurulu kararları
çerçevesinde yürütülmesi ve sonuçlandırılmasından ve organizasyon
yapısına dahil uygulama birimlerinin genel
koordinasyonundan sorumlu kişiyi,
d)
Genel koordinatörlük: Ülkemizde yapılacak olan gençlik ve spor
organizasyonlarının yürütülmesinden ve bu organizasyonlara dahil alt organizasyonların genel koordinasyonundan
sorumlu birimi,
e)
Genel Müdürlük: Uluslararası Organizasyonlar ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğünü,
f)
Komite: Organizasyon destek komitesini,
g)
Kurul: Hazırlık ve düzenleme kurulunu,
ğ)
Organizasyon: Gençlik ve Spor Bakanlığı koordinasyonunda planlanması ve
yürütülmesi gereken uluslararası gençlik ve spor organizasyonlarını,
h)
Vali: Organizasyonun yapıldığı ilin valisini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Hazırlık ve Düzenleme Kurulu
Kurulun teşekkülü
MADDE 4- (1)
Kurul; 3289 sayılı Kanunun 8 inci maddesinin altıncı fıkrasında belirtildiği
şekilde Bakanın başkanlığında, Bakanlık tarafından belirlenecek üç yönetici,
Türkiye Milli Olimpiyat Komitesi Başkanı ile organizasyonun yapılacağı ilin;
valisi, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununun uygulandığı yerlerde
büyükşehir belediye başkanı, diğer yerlerde belediye başkanı ve ilde bulunan
üniversitelerin rektörlerinin kendi aralarından belirleyecekleri bir
temsilciden teşekkül eder. Organizasyon birden fazla ilde gerçekleştirilecekse
bu illerin valileri, belediye başkanları ve ilde bulunan üniversitelerin
rektörlerinin kendi aralarından belirleyecekleri temsilci de Kurula üye
olabilir.
(2)
Bakanın katılamadığı toplantılarda, belirleyeceği bir kurul üyesi Kurula vekâleten
başkanlık eder.
(3)
Kurul; organizasyon destek komitesi ve alt çalışma grupları ile komisyonlar
oluşturabilir. Bu komite, grup ve komisyonların çalışma usul ve esasları Kurul
kararı ile belirlenir.
(4)
Kurulun sekretarya hizmetleri Genel Müdürlük tarafından yürütülür.
Kurulun görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 5- (1) Kurulun görev ve yetkileri şunlardır;
a)
Organizasyonları düzenlemek, yürütmek ve sonuçlandırmak.
b)
Organizasyonların yapılacağı alanları belirlemek.
c)
Organizasyon kapsamında yapılacak olan tesislerin projelerini değerlendirmek ve
uygun görülen yapı ve tesisleri Bakanlık Yatırım ve İşletmeler Genel Müdürlüğü
eliyle inşa ettirmek.
ç)
Mevcut tesislerin organizasyon standartlarına uygun olarak modernizasyonunu
sağlamak.
d)
Oyunlar köyünün projelendirilmesi, yapımı ile her türlü ulaşım ve haberleşmeyi
sağlayacak altyapının hazırlanmasında yerel ve merkezi yönetimle iş birliği
içinde çalışmak.
e)
Organizasyon bütçesini belirlemek ve Kurul kararı ile Bakanlık bütçesinden
ayrılacak ödeneğin aktarımını sağlamak.
f)
Genel koordinatör ile çalıştırılacak yerli ve yabancı personelin sayısı,
sözleşme esasları, ücretleri ile görev sürelerini ilgili Cumhurbaşkanı kararı
çerçevesinde belirlemek.
g)
İhtiyaç duyulan her türlü mal ve hizmetlerin alınmasına karar vermek.
ğ)
Gerekli gördüğü durumlarda alt kurullar oluşturmak.
h)
Her türlü bağışı kabul etmek.
ı)
Organizasyona ilişkin tasfiye kararı vermek.
i)
Bakanın vereceği diğer görevleri yapmak.
(2)
Kurul, görev ve yetkilerinden bir kısmını Komite ile alt kurullara veya genel
koordinatöre devredebilir.
Toplantı
MADDE 6- (1) Kurul; üyelerden birinin veya genel koordinatörün talebi
ve Kurul başkanının çağrısı üzerine uygun görülen yer ve zamanda toplanabilir.
Kurul toplantılarına, oy hakkı olmaksızın genel koordinatör de katılır. Kurul
ayrıca ihtiyaç duyduğunda, görüşlerine başvurmak üzere uzman kişileri
toplantılara davet edebilir.
Gündem, tutanak ve kararlar
MADDE 7- (1) Kurul; genel koordinatör tarafından hazırlanmış ve Kurul
başkanı tarafından onaylanmış gündem ile toplanır. Toplantı ve gündem en az bir
hafta öncesinden üyelere bildirilir. Toplantılar üye tam sayısının salt
çoğunluğu ile yapılır. Toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile kabul
edilmesi halinde gündeme ilaveler yapılabilir.
(2)
Kararlar toplantıya katılanların oy çokluğu ile alınır. Eşitlik halinde Bakan
veya vekilinin iştirak ettiği karar esas alınır. Toplantılarda alınan
kararlarla ilgili genel koordinatör tarafından tutanak tutulur ve aynı gün
karar defterine geçirilir. Kararlar toplantıda hazır bulunanlar tarafından
imzalanır. Karar metninde toplantıya katılanlar ile katılmayanların isimleri
belirtilir ve karara katılmayanların karşı görüşleri yazılır. Karar defterinin
her sayfası başkan ve üyeler tarafından imzalanır.
(3)
Acil görülen hallerde Kurul başkanı veya üyelerden herhangi birinin belirli
hususlara ilişkin teklifleri hakkında üyelerin yazılı onaylarının alınması
suretiyle toplantı yapılmadan karar verilmesi mümkündür.
(4)
Alınan kararlar gereği için ilgili birimlere gönderilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Koordinatör
Genel koordinatörün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8- (1) Genel koordinatör, Bakan tarafından görevlendirilir.
(2)
Genel koordinatör, Bakana ve Kurula karşı sorumludur ve Bakanlık ile koordineli
çalışır.
(3)
Genel koordinatörün görev ve yetkileri şunlardır:
a)
Organizasyonla ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
b)
Organizasyonda görevlendirilecek sözleşmeli personel ihtiyacını belirleyip
Kurula teklif etmek, Kurul kararı doğrultusunda onaylanan sayıda yerli ve
yabancı personeli onaylanan esaslar, ücretler ve süreler çerçevesinde işe almak.
c)
İlgili uluslararası veya ulusal federasyonlar ile kamu/özel sektör kurum ve
kuruluşlarıyla yazışmaları yapmak.
ç)
Organizasyonun tüm iş ve işlemleri için her türlü tedbiri almak.
d)
Organizasyonların hazırlık ve düzenlenmesiyle ilgili naklen yayın, ulaşım,
reklam, sponsor, pazarlama ve benzeri işlemlerini
takip etmek.
e)
Kurul veya Komite tarafından alınan kararları uygulamak.
f)
Organizasyona ilişkin tasfiye işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
g)
Kurul toplantılarının gündemini hazırlayarak Kurul Başkanının onayına sunmak.
ğ)
Kurul tarafından organizasyonla ilgili verilen diğer görevleri yapmak.
Personel
MADDE 9- (1) 3289 sayılı Kanunun 8 inci maddesinin sekizinci fıkrası
uyarınca Kurul tarafından verilen görevleri yapmak üzere organizasyonlara
yönelik çıkarılacak Cumhurbaşkanı kararı hükümlerine uygun olarak organizasyon
süresince özel hukuk hükümlerine göre yerli ve yabancı personel tam zamanlı
veya yarı zamanlı çalıştırılabilir.
(2)
Personele ödenecek ücret, çalışma süresi, izin ve sair hakları personel ile
yapılacak sözleşmede belirtilir. İdarece belirlenen kurallara aykırı davranan
personel hakkında genel koordinatör tarafından inceleme yapılır. Koordinatör
incelemeyi bizzat yapabileceği gibi, hakkında inceleme yapılacak personelden
üst veya aynı seviyedeki bir görevliye de yaptırabilir. Personelin kurallara
aykırı iş ve işlemlerinin tespiti halinde, genel koordinatörlükçe istihdam
edilen personel için genel koordinatör tarafından görevi sonlandırılır. Kurul
veya Bakan tarafından doğrudan görevlendirilen aynı durumdaki personelin görevi
ise genel koordinatörün talebi ve Bakan onayı ile sonlandırılır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Organizasyon Destek Komitesi
Organizasyon destek komitesinin oluşumu
MADDE 10- (1) Organizasyon destek komitesi
aşağıda sayılan üyelerden oluşur:
a)
Genel koordinatör.
b)
Vali yardımcısı.
c)
Belediye başkan yardımcısı.
ç)
Rektör yardımcısı.
d)
İl emniyet müdürü yardımcısı.
e)
Bakan tarafından görevlendirilen Bakanlık yetkilileri.
f)
Gençlik ve spor il müdürü.
g)
Kültür ve turizm il müdürü.
ğ)
İl sağlık müdürü.
h)
Ticaret ve sanayi odası başkanı veya görevlendireceği temsilci.
(2)
Organizasyonun birden fazla ilde gerçekleşmesi halinde yukarıda sayılan
görevlilerin kendi aralarından belirleyecekleri temsilci Komiteye üye olur.
(3)
Komitenin gündemine bağlı olarak ilgili federasyon genel sekreteri Komite
toplantılarına katılır.
Organizasyon destek komitesinin görev ve yetkileri ile toplantı
usulü
MADDE 11- (1) Komitenin görev, yetki ve
sorumlulukları şunlardır:
a)
Organizasyona ilişkin uygulama, güvenlik, altyapı, gönüllülük ve benzeri
faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerde Kurula ve genel koordinatörlüğe destek
olmak.
b)
Kurul tarafından organizasyonla ilgili kendisine verilen görevleri yerine
getirmek.
(2)
Komite, görev ve yetkilerinin bir kısmını Komiteyi temsil ve ilzama yetkili
kişilerden birisine ve/veya genel koordinatöre devredebilir.
(3)
Komite, genel koordinatörün başkanlığında genel koordinatörün uygun göreceği
yer ve zamanda toplanır. Gerekli görülmesi halinde üye olmayan kişiler de
Komite başkanı tarafından toplantıya çağırılabilir. Genel koordinatörün
toplantıya katılmaması durumunda görevlendireceği bir üye Komiteye başkanlık
eder.
(4)
Komite, genel koordinatör tarafından belirlenen gündem ile toplanır. Komite
toplantıları üye tam sayısının salt çoğunluğu ile yapılır, kararlar toplantıya
katılanların salt çoğunluğu ile alınır.
(5)
Genel koordinatör veya üyelerden birinin teklifi ve toplantıya katılanların
salt çoğunluğu ile gündemde her zaman değişiklik yapılabilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Tasfiye ve Arşiv Devri
Tasfiye
MADDE 12- (1) Organizasyonun tasfiye kararı Kurul
tarafından verilir. Tasfiyeye ilişkin iş ve işlemler genel koordinatör
tarafından yürütülür. Tasfiye kapsamında organizasyona ilişkin tüm taşınır ve
taşınmaz varlıkların devri, borç ve alacakların kapatılması, arşivin devri,
personele dair iş ve işlemlerin tamamlanması, hesapların kapatılması ve tasfiye
sürecine ilişkin diğer işlemlerin tamamlanmasını takiben genel koordinatörün
talebi ve Kurul kararı ile tasfiye süreci tamamlanır.
(2)
Tasfiyeye ilişkin iş ve işlemler organizasyonun sona ermesinden itibaren altı
ay içerisinde tamamlanır. Gerek görülmesi halinde bu süre, Kurul kararı ile bir
defaya mahsus olmak üzere altı aya kadar uzatılabilir.
Arşiv devri
MADDE 13- (1) Genel koordinatörlüğün
oluşturulmasından itibaren organizasyonun tasfiyesine kadar yapılan
yazışmalar dahil olmak üzere idari, mali ve
hukuki tüm iş ve işlemler, özel hesaba ait mali kayıtlar ile organizasyona ait
her türlü defter, tutanak, kayıt ve benzeri nitelikteki belgeler, fiziki ve
dijital ortamda genel koordinatörlükçe belirlenecek arşiv kayıt sistemine uygun
şekilde kaydedilerek arşivlenir.
(2)
Birinci fıkraya göre oluşturulan fiziki ve dijital arşiv, organizasyon
personeli ile organizasyonun merkezi olarak belirlenen ilin gençlik ve spor il
müdürlüğü personelinden müteşekkil en az dört kişiden oluşan devir komisyonu
marifeti ile anılan il müdürlüğüne tutanak ile devredilir. Dijital arşivin bir
kopyası ise muhafaza edilmek üzere Genel Müdürlüğe gönderilir. Organizasyon
birden fazla ilde gerçekleştirilecekse arşiv devri organizasyonun merkezi
olarak belirlenen ilin gençlik ve spor il müdürlüğüne gerçekleştirilir.
(3)
Fiziki ve dijital arşive ait her dosyada, içinde yer alan evrakın tarih ve sayı
ile kaydedildiği bir dizi pusulasına yer verilir.
(4)
Fiziki ve dijital arşiv devri yapılmadan tasfiye gerçekleştirilemez.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Tasfiye sonrası mali yükümlülükler
MADDE 14- (1) Tasfiye sonrası ortaya çıkan;
vergi, harç ve benzeri mali yükümlülükler dahil olmak
üzere kamuya ait tüm mali yükümlülükler organizasyonun merkezi olarak
belirlenen ilin gençlik ve spor il müdürlüğü bütçesinden karşılanır. Bu
hususlara ilişkin her türlü yazışma anılan il müdürlüğü tarafından yapılır.
Denetim
MADDE 15- (1) Organizasyona ilişkin olarak, bu
Yönetmelik kapsamındaki her türlü iş ve işleme ilişkin harcamalar, 3/12/2010 tarihli ve 6085 sayılı Sayıştay Kanununa
tabidir.
Talimatlar
MADDE 16- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanması ile
ilgili hususlar Kurul tarafından çıkarılacak talimatla belirlenir.
Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
MADDE 17- (1) 24/2/2008 tarihli
ve 26797 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü
Hazırlık ve Düzenleme Kurullarının Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 18- (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde
yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 19- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Gençlik ve Spor Bakanı yürütür.