|
TÜRKİYE ULUSAL AJANSI
BÜTÇE VE
MUHASEBE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve
Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1)
Bu Yönetmeliğin amacı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi
Başkanlığının (Türkiye Ulusal Ajansı) gelir, gider ve muhasebe usulleri ile
diğer mali konulara ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1)
Bu Yönetmelik, satın alma ile ilgili hususlar hariç olmak üzere Türkiye
Ulusal Ajansı bütçesinin hazırlanması ve Türkiye Ulusal Ajansı bütçesi ile
program hesaplarının uygulanması, kontrolü, muhasebesi ve raporlanmasına
ilişkin usul ve esaslar ile bunlara ilişkin görev, yetki ve sorumlulukları
kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1)
Bu Yönetmelik, 15/7/2018 tarihli ve 30479 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan
4 sayılı Bakanlıklara Bağlı İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer
Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 68
inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1)
Bu Yönetmelikte geçen;
a) Ajans: Avrupa
Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığını (Türkiye Ulusal
Ajansı),
b) Ajans bütçesi:
Ajansın idari giderleri, Program katılım bedelleri ve ilave Program
katkılarına ilişkin giderler ile karşılığı gelir tahminlerini gösteren ve
bunların uygulanmasına izin veren belgeyi,
c) Avrupa Birliği
mali mevzuatı: Avrupa Birliği genel bütçesine uygulanacak cari döneme
ilişkin mali düzenlemeleri,
ç) Avrupa Birliği
Başkanı: Dışişleri Bakanlığının bağlı kuruluşu Avrupa Birliği Başkanlığının
Başkanını,
d) Bakanlık:
Dışişleri Bakanlığını,
e) Başkan: Ajans
Başkanını,
f) Değerlendirme
komitesi: Program kurallarına göre uygunluk ve içerik değerlendirmesi
yapılan hibe başvurularının nihai değerlendirmesini yapan ve hibe tahsis
tekliflerini Başkan onayına sunan Ajans bünyesinde oluşturulmuş komiteyi,
g) Genel
Koordinatör: Bütçe ve Finansman Koordinatörünün bağlı olduğu Genel
Koordinatörünü,
ğ) Genel
Koordinatörlük: Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğünün bağlı olduğu Genel
Koordinatörlüğü,
h) Gerçekleştirme
görevlisi: Harcama yetkilisinin talimatı üzerine, harcama sürecinde, her
türlü gideri, kanıtlayıcı belgelerine dayanarak ve usulüne uygun olarak
gerçekleştirmekten sorumlu yönetici ve harcama sürecinde yer alan
personeli,
ı) Harcama
yetkilisi: Harcamaların yapılması ile yetkili kılınmış Başkan veya
yetkisini devrettiği personeli,
i) Hibe tahsis
kararı: Değerlendirme Komitesinin hibe tahsis tekliflerine ilişkin Başkan
onayını,
j) Komisyon:
Avrupa Komisyonunu,
k) Koordinatör:
Bütçe ve Finansman Koordinatörünü,
l)
Koordinatörlük: Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğünü,
m) Muhasebe
yetkilisi: Muhasebe hizmetlerinin yönetimi ile kayıtların tutulmasından ve
yetkili mercilere bilgi verilmesinden sorumlu yöneticiyi,
n) Ödeme/iade
emri belgesi (ÖEB/İEB): Ajans bütçesinden ve program hesabından yapılacak
ödemeleri veya daha önce yapılan ödemelere ilişkin iade emirlerini
düzenleyen belgeyi,
o) Program:
Avrupa Birliği ile eğitim, gençlik ve bunlarla ilgili diğer alanlarda iş
birliğini geliştirmek amacıyla düzenlenen ve kapsamı uluslararası anlaşma
veya sözleşmelerle belirlenmiş olan faaliyetleri,
ö) Program
hesabı: Program faaliyetlerinin yürütüldüğü, izlendiği ve raporlandığı
hesapları,
p) Program hibe
anlaşması: Komisyonca belirlenen program dönemlerinde, ülke merkezli
faaliyetlerin ve idari giderlere yönelik katkıların yönetim usullerini
belirleyen, Ajans ile Komisyon arasındaki mutabakat çerçevesinde hükme
bağlayan anlaşmayı,
r) Ulusal
ajanslar rehberi: Komisyon tarafından Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik
Programlarına ilişkin ülke merkezli faaliyetlerin yürütülmesinde ulusal
ajansların uyması gereken usul ve esasları içeren ve Komisyon ile imzalanan
program hibe anlaşmalarının eki olan rehberi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Ajans Kaynaklarının
Yönetimi ve Bütçe
Finansman
kaynaklarının yönetimi
MADDE 5 – (1)
Ajans faaliyetleri için tahsis edilen kaynaklar; iktisadilik, etkinlik ve
verimlilik ilkelerine uygun ve hesap verilebilirlik esasına göre yönetilir.
(2) Ajansın
faaliyetleri için ulusal katkı olarak merkezi yönetim bütçesinden,
uluslararası katkı olarak Avrupa Birliği fonlarından idari giderlere tahsis
edilmek üzere aktarılan kaynaklar ile programların yürütülmesi ve yönetimi
bu kaynakların gereklerine uygun olarak ayrı esas ve usullere tabidir.
Ajans faaliyetlerine ilişkin mali işlemler, ulusal mevzuat ve Avrupa
Birliğinden sağlanan hibe kaynaklarının kullanımına yönelik düzenlemelere,
program hesabına ilişkin tüm mali işlemler ise program hibe anlaşmaları ve
proje sözleşme hükümlerine göre yürütülür.
Ajans bütçe yapısı
MADDE 6 – (1)
Ajans bütçesi, Ajansın idari giderleri, Program katılım bedelleri ve ilave
Program katkılarına ilişkin giderler ile karşılığı gelir tahminlerinden
oluşur.
(2) Ajans
faaliyetleri için tahsis edilen mali kaynaklar, kurumsal, işlevsel ve ekonomik
sonuçların görülmesini sağlayacak, gelir ve giderlerin ekonomik ve mali
analiz yapılmasına imkân verecek, hesap verilebilirliği ve saydamlığı temin
edecek şekilde finansmanın kaynağına göre sınıflandırılır. Harcamalar
finansman kaynağının tabi olduğu düzenlemeler çerçevesinde
gerçekleştirilir. Yabancı kaynağın harcama usul ve esaslarının
belirlenmediği hallerde Ajansın düzenleyici işlemlerine göre uygulama
yapılır.
(3) Finansman
kaynağına göre sınıflandırma, finansman kaynağının ulusal katkı veya Komisyon
ile eş finansmandan oluşup oluşmama esasına göre yapılır.
(4) Eş finansman
esasına göre elde edilen gelirler, münhasıran program faaliyetlerine
yönelik giderler için kullanılır.
(5) Ajansın gelir
ve gider bütçesi, analitik bütçe sistemine paralellik arz eden finansman ve
ekonomik sınıflandırmaya göre hazırlanır ve uygulanır.
(6) Yabancı
paraya endeksli bütçe gelir ve giderleri, bütçede Türk Lirası olarak
gösterilir. Bir sonraki yıla ait bütçe teklifi için tutarların
hesaplanmasında ilgili yıla ait yatırım programı hazırlıkları ile ilgili
Cumhurbaşkanlığı genelgesinde belirlenen kur esas alınır.
Bütçe ilkeleri
MADDE 7 –
(1) Ajans bütçesinin hazırlanmasında ve uygulanmasında aşağıdaki ilkelere
uyulur:
a) Gelir ve gider
denkliğinin sağlanması esastır.
b) Tüm gelir ve
giderler bütçede gayri safi olarak gösterilir.
c) Gelir ve gider
tahminleri ile uygulama sonuçlarının raporlanmasında açıklık, doğruluk ve
mali saydamlık esas alınır.
ç) Bütçe, yıllık
çalışma programlarında yer alan politika, hedef ve önceliklere uygun
şekilde ve fayda-maliyet analizine göre hazırlanır, uygulanır ve kontrol
edilir.
d) Bütçede,
bütçeyi ilgilendirmeyen hususlara yer verilmez.
e) Bütçeyle
verilen harcama yetkisi, ilgili mevzuatta düzenlenen görev ve hizmetlerin
yerine getirilmesi amacıyla kullanılır.
f) Ödenekler,
belirli amaçları gerçekleştirmek üzere tahsis edilir. Tahsis edilen
ödenekten fazla harcama yapılamayacağı gibi ödeneği bulunmayan bir harcama
da yapılamaz.
g) Bütçe,
görevlilerin hesap verebilmelerini sağlayacak şekilde uygulanır.
(2) Bütçe,
yetkili organlarca kabul edilmedikçe veya onaylanmadıkça uygulanamaz.
Bütçe
giderleri
MADDE 8 – (1)
Bütçe giderleri aşağıdaki kalemlerden oluşur:
a) Personel
giderleri.
b) Sosyal
güvenlik kurumlarına Devlet primi giderleri.
c) Mal ve hizmet
alımı giderleri.
ç) Faiz
giderleri.
d) Cari
transferler.
e) Sermaye
giderleri.
f) Sermaye
transferleri.
g) Borç verme.
Bütçe
gelirleri
MADDE 9 – (1)
Bütçe gelirleri aşağıdaki kalemlerden oluşur:
a) Merkezi
yönetim bütçesi mali katkısı.
b) Komisyon mali
katkısı.
c) Faiz
gelirleri.
ç) Bağış ve
yardımlar.
d) Geri kazanılan
gelirler.
e) Ret ve
iadeler.
f) Tahsil
edilmesi gelir niteliğinde olan diğer gelirler.
Bütçenin
hazırlanma süreci
MADDE 10 – (1)
Bütçe tekliflerinin zamanında hazırlanabilmesi için tüm hizmet birimleri,
üç yıllık birim gelir ve gider tahminlerini gerekçeleri ile birlikte Mayıs
ayının sonuna kadar Koordinatörlüğe bildirir. Gider tahmini bildiriminde,
geçmiş yılın gerçekleşmeleri ile talep edilen ödenek tutarları harcama
kalemleri itibarıyla gösterilir, ayrıca bütçe yılı ve önceki yıl bütçesi
arasında meydana gelen artış ve eksilişler gerekçeleri ile birlikte
açıklanır.
(2)
Koordinatörlük, Ajansın gelecek üç yıla ilişkin gelir ve gider tahminlerini
içeren çok yıllı bütçe taslağını hazırlar ve Bakanlık bütçesine konacak
merkezi yönetim bütçesi katkı tutarlarını, Orta Vadeli Programın Resmî
Gazete’de yayımlanmasını takiben Avrupa Birliği Başkanlığına bildirir.
(3) Bütçe
hazırlık sürecinde esas alınan kur ile yabancı para cinsinden giderin
gerçekleşmesi arasında olumsuz kur farkı oluşması halinde ilave gider
tutarı Avrupa Birliği Başkanlığından talep edilir. Olumlu kur farkı
neticesinde oluşan ilave gelir ise bir sonraki yıl bütçesine devredilir.
(4)
Koordinatörlük, cari hesap döneminin gerçekleşmelerini, ilgili birimlerin
önerilerini ve bütçe gelir kalemlerindeki değişiklikleri de göz önünde
bulundurarak bütçe teklifinde gerekli düzeltmeleri yapar.
(5) Bütçe en geç
31 Aralık tarihine kadar Avrupa Birliği Başkanı onayına sunulur. Ajans
bütçesinin mali yılbaşında yürürlüğe girmesi için Avrupa Birliği Başkanı
onayının alınması gerekir.
(6) Ajans bütçesi
uygulanmak üzere yılı bütçe uygulama talimatı ile birlikte birimlere
gönderilir.
Ödeneklerin
kullanımı
MADDE 11 – (1)
Bütçedeki ödenekler, Ajansça yapılacak nakit planına göre kullanılır.
Personel giderleri dışındaki harcama kalemlerinin ne kadarının ne zaman
kullanılacağına, Ajansın gelir durumunu göz önünde bulundurarak harcama
yetkilisi karar verir.
(2) Ajans bütçesinde
yer alıp, programlara katılım payı olarak konulan ödeneklerden, hibe
anlaşma ve sözleşmeleri gereğince ilgili kurum veya kuruluşun hesabına
aktarılacak olan tutarların süresi içerisinde ödenmesi için gerekli
tedbirler alınır.
(3) Programlara
iştirak edilmesi halinde, yapılacak ödemeler, bütçe gideri olarak
muhasebeleştirilir. Program süresi sonunda Ajans bütçesine iade edilen
tutarlar ise, gelir olarak muhasebe kayıtlarına yansıtılır.
(4) Bütçede
ödeneği olmayan bir harcama yapılamaz ve taahhüde girilemez.
Ödenek
aktarımları ve ek ödenek
MADDE 12 – (1)
Bütçe kalemleri arasında Başkana verilecek aktarma yetkisi, her yılın
bütçesinde gösterilir.
(2) Ajans
bütçesinde belirli bir amaçla konulmuş ödeneğin bulunmadığı ya da ilgili
harcama kalemlerine konulmuş ödeneklerin yeterli olmadığı hallerde Başkan
tarafından ek ödenek talebinde bulunulur. Ek ödenek tahsisatı için Avrupa
Birliği Başkanı onayının alınması esastır.
Zorunlu
giderlerdeki artışlar
MADDE 13 – (1)
Mevzuattaki değişiklikler veya düzenlemeler uyarınca Ajans personelinin
ücretleri, ek ödemeleri, sosyal yardımları ve diğer mali haklarında meydana
gelecek farklılıkların ve yeni yükümlülüklerin, doğrudan doğruya veya
dolaylı olarak Ajans personeline ve gider bütçesine yansıtılması işlemi
Başkan onayıyla yerine getirilir.
Gelecek
yıllara yaygın yüklenmeler
MADDE 14 – (1)
Yılı bütçesinde ödeneği bulunması kaydıyla satın alma suretiyle edinilmesi
ekonomik olmayan her türlü makine-teçhizat, cihaz ve taşıtların kiralanması
veya finansal kiralama suretiyle temini; temizlik, yemek, personel taşıma
hizmetleri, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile plan, proje, etüt
ve müşavirlik hizmetleri, süreli ve süresiz yayın alımları, internet erişim
hizmetleri, elektrik ve doğalgaz alımları, süresi üç yılı geçmemek üzere
harcama yetkilisinin onayıyla gelecek yıllara yaygın yüklenmeye
girişilebilir.
Ödenemeyen
giderler ve emanet hesapları
MADDE 15 – (1)
Mali yıl içinde ödeme emri belgesine bağlandığı halde, hak sahibinin talep
etmemesi veya başka nedenlerle ödenemeyen tutarlar, bütçeye gider yazılarak
emanet hesaplarına alınır ve buradan ödenir. Ancak emanet hesaplarına
alınmış ve 11/1/2011 tarihli ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun genel
hükümleri kapsamında zamanaşımı süresi dolmuş olanlar bütçeye gelir kaydedilir.
Bu şekilde gelir kaydedilen tutarlar geri ödenmez.
Bağış ve diğer
katkılar
MADDE 16 – (1)
Ajansa yapılan nakdi bağışlar, Başkanın uygun görüşü üzerine, Ajans
bütçesinde açılacak bir tertibe gelir, harcamalarda kullanılmak üzere
açılacak bir tertibe de ödenek kaydedilir. Yapılan bağışlar aynı zamanda
belgelendirilmek suretiyle muhasebe kayıtlarına alınır.
(2) Ajans
faaliyetlerini desteklemeye yönelik olarak yapılan ayni veya nakdi
katkılar, katkıyı sağlayan taraf ile yapılan protokol hükümleri çerçevesinde
yürütülür.
Program hesabı
MADDE 17 – (1)
Program hesabı; hukuki dayanağı, kapsamı, süresi, finansmanı, uygulama usul
ve esasları imzalanan program hibe anlaşması ile oluşur. Her bir program
açılacak ayrı hesapta izlenir. Program hesabı, sağlanan fonun kullanımı,
hesabın işleyişi, muhasebesi ve raporlanması amacına yöneliktir.
Program hesabı
ödeme ve iadeleri
MADDE 18 – (1)
Program hesabı kapsamında iki tür ödemenin yapılması esastır. Bunlar, hibe
konusu faaliyetin gerçekleşmesinden önce yapılan avans niteliğindeki ön
ödeme ve faaliyet sonrası ilgili raporların değerlendirilmesi neticesinde
yapılan nihai ödemedir. Ancak program kurallarında veya hibe yararlanıcısı
ile yapılan sözleşmede öngörülmesi halinde, yararlanıcıya program
kurallarının öngördüğü şartlarda ön ödeme niteliğinde ara ödeme
yapılabilir.
(2) Hibe tahsis
kararı ve sözleşmesi bulunmayan hibelerin ön ödemesi ve yararlanıcı
tarafından sunulması zorunlu raporları sunulmayan hibelerin nihai ödemesi
hiçbir şekilde yapılmaz; ön ödeme yapılmış ise geri alınır.
(3) Nihai hibe
tutarının gerçekleşen ön ödeme tutarından az olması halinde aradaki fark
yararlanıcıdan tahsil edilir.
İlave program
katkısı
MADDE 19 – (1)
Program anlaşmaları ile sağlanan fonlardan karşılanamayan hibe talepleri,
bu amaçla Ajans bütçesine konacak ilave program katkısı ödeneği ile
karşılanabilir. Bu kapsamda sağlanan katkı, ilgili program hesabına ilave
edilir ve program hesabının tabi olduğu usul ve esaslara göre yönetilir.
(2) Ajans
bütçesinden programlara aktarılan ilave katkı aktarıldığı sırada gider,
harcanmayan kısmın ve faiz gelirinin Ajans bütçesine iadesi işleminde ise
gelir kaydedilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Harcama Süreci ve Ön Mali
Kontrol
Harcama
yetkisi ve sorumluluk
MADDE 20 – (1)
Ajans bütçesinden veya program hesabından harcama yapılabilmesi için
harcama talimatı verilmesi gerekir. Harcama talimatlarında hizmet
gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği,
gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler
yer alır. Başkan harcama yetkilisi olup, sınırlarını açıkça belirtmek
kaydıyla harcama yetkisini yazılı olarak birim yöneticilerine devredebilir.
Harcama yetkisinin devredilmesi, idarî sorumluluğu ortadan kaldırmaz.
(2) Harcama
yetkilisi veya kendisine harcama yetkisi devredilen birim yöneticileri,
verecekleri harcama talimatlarının bu Yönetmelik ve diğer düzenlemelere
uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından
sorumludur.
Giderin
gerçekleştirilmesi ve gerçekleştirme görevlileri
MADDE 21 – (1)
Bütçeden bir giderin yapılabilmesi için belirlenmiş usul ve esaslara uygun
olarak işin yaptırıldığının veya mal veya hizmetin alındığının veya
gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması
ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. Gerçekleştirme
görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin
alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve
ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yerine getirirler.
Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli
tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince
imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.
(2) Gidere konu
tutarın hak sahibine ödenmesi için harcamayı kanıtlayıcı belgelerin usulüne
uygun olarak elde edilmesi ve giderlerin hesaplanmasından gerçekleştirme
görevlileri sorumludur.
(3)
Gerçekleştirme görevlileri, program hesaplarına ilişkin ödeme, iade ve
diğer mali işlemler için gerekli belgelerin program anlaşmaları ile
belirlenen usul ve esaslarda hazırlanması görevini yürütürler.
(4) Mali süreçte
gerçekleştirme görevini yürütmekte iken harcama yetkilisinin geçici
görevlendirme, izin, rapor ve benzeri gerekçelerle geçici olarak Ajans
dışında bulunması sebebiyle kendisine vekâlet eden personel, vekâlet
süresince harcama yetkilisidir. Bu durumda harcamaya konu işlemleri yürüten
kendisine bağlı personel gerçekleştirme görevlisi olur.
Ön mali
kontrolün kapsamı ve kontrol yetkisi
MADDE 22 – (1)
Ön mali kontrol; Ajans gelir, gider, varlık ve yükümlülükleri ile program
hibe anlaşmaları ile sağlanan fonlara ilişkin mali karar ve işlemlerinin,
Ajans bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, program
hesapları, program kuralları ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve
kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması
yönlerinden yapılan kontroldür.
(2) Ön mali
kontrol, harcamayı gerçekleştiren birim tarafından yapılan kontroller ile
Koordinatörlük tarafından yapılan kontrollerden oluşur.
(3)
Koordinatörlükte ön mali kontrol görevini yürütenler, kontrolünü
gerçekleştirdikleri mali işlem sürecinde görev alamazlar.
(4) Program hibe
anlaşmaları ile sağlanan mali kaynaklara ilişkin işlemlerin ön mali kontrolü,
ilgili program hibe anlaşmaları ve ekleri ile belirlenen kurallar
çerçevesinde düzenlenir.
(5) Ön mali
kontrole tabi tutulacak mali karar ve işlemler tür, tutar veya konu
itibarıyla muhtemel riskler gözönüne alınarak Ajans tarafından belirlenir.
Ön mali
kontrolün niteliği
MADDE 23 – (1)
Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilip verilmemesi, danışma ve
önleyici niteliği haiz olup, mali karar ve işlemlerin harcama yetkilisi
tarafından uygulanmasında bağlayıcı değildir.
(2) Mali karar ve
işlemlerin ön mali kontrole tâbi tutulması ve ön mali kontrol sonucunda
uygun görüş verilmiş olması, harcama yetkilileri ve gerçekleştirme
görevlilerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Ön mali
kontrol süreci
MADDE 24 – (1)
Ön mali kontrol harcamayı gerçekleştiren birimde süreç kontrolü şeklinde
yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü
içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Mali işlemlerin yürütülmesinde
görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler.
Harcama yetkilileri hiyerarşik olarak kendisine en yakın yöneticileri
arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri
belgesi düzenlemekle görevlendirir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle
görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki
belgeler üzerinde ön mali kontrol yaparlar.
(2) Harcamayı
gerçekleştiren birim dışında ön mali kontrole tâbi mali karar ve işlemler,
kontrol edilmek üzere Koordinatörlüğe gönderilir. Görevli personel
tarafından kontrol edilen işlemler hakkında görüş yazısı düzenlenir ve
harcamayı gerçekleştiren birime gönderilir.
(3) Harcamayı
gerçekleştiren birimde ve Koordinatörlükte yapılan kontrol sonucunda, mali
karar ve işlemin uygun görülmesi halinde, dayanak belgenin üzerine “Kontrol
edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülür veya yazılı görüş düzenlenir.
(4) Mali karar ve
işlemin uygun görülmemesi halinde ise nedenleri açıkça belirtilen bir görüş
yazısı yazılarak kontrole tâbi karar ve işlem belgeleri eklenmek suretiyle
ilgili birimine gönderilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Muhasebe ve Raporlama
Mali işlem ve
muhasebe yetkisi
MADDE 25 – (1)
Tahsilatlar, ödemeler, iadeler ve hesaben yapılan tüm mali işlemler ile
bunların belgelendirilmesi, hesaplara kaydı ve raporlanması muhasebe
hizmetleridir.
(2) Koordinatör,
muhasebe yetkilisi olarak muhasebe hizmetlerine ilişkin bu Yönetmelikte
belirtilen görevlerin yürütülmesinden yetkili ve sorumludur. Koordinatör
muhasebe hizmetlerinin yerine getirilmesinde yeteri kadar muhasebe yetkili
yardımcısı görevlendirir.
(3) Muhasebe
yetkilisi yardımcıları, mali işlemlere ilişkin kayıtlarının tam, doğru ve
usulüne uygun olarak tutulmasını ve raporlanmasını, bu bilgilerin saydam ve
erişilebilir olmasını sağlamakla görevlidir. Muhasebe yetkilisi
yardımcıları koordinatör tarafından verilen görevlerin zamanında, tam ve
doğru olarak yapılmasından sorumludur.
(4) Koordinatör,
muhasebe hizmetlerinin usulüne uygun olarak yerine getirilip
getirilmediğini gözetmekle yükümlüdür.
Görevler
ayrılığı
MADDE 26 – (1)
Harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisi ile muhasebe yetkilisi görevi
aynı kişide birleşemez.
Muhasebe
yetkilisinin kontrol sorumlulukları
MADDE 27 – (1)
Muhasebe yetkilisi ve yardımcıları, ödemeye ilişkin belgeler üzerinde;
a) Yetkililerin
imzalarını,
b) Ödemenin
çeşidine göre ilgili mevzuatında belirlenen belgelerin tamam olmasını,
c) Maddi hata
bulunup bulunmadığını,
ç) Hak sahibinin
kimliğine ilişkin bilgileri,
kontrol etmekle
yükümlüdür.
(2) Muhasebe
yetkilisinin, maddi hataya ilişkin sorumlulukları, bir mali işlemin
muhasebeleştirilmesine dayanak teşkil eden karar, onay, sözleşme, hakediş
raporu, nihai rapor, bordro, fatura, alındı ve benzeri belgeler üzerinde
gelir, alacak, gider ya da borç tutarlarında hata olması, oransal veya
aritmetik işlemlerde hata, ilgili hesaplara noksan veya fazla kaydedilmek
suretiyle yapılan ödeme ve göndermelerle sınırlıdır.
(3) Belgelerde,
alınan mal veya hizmet ya da yapılan iş miktar veya tutarında veya
kullanılan ödeneklerde, hata veya eksiklik bulunması halinde durum,
muhasebe birimince ilgili birime iletilir, gerekli düzeltmeler yapıldıktan
sonra ödeme yapılır.
(4) Herhangi bir
nedenle, muhasebe açısından kaydın uygun görülmediği hususlara ilişkin
ihtilafın ilgili birimler arasında çözülememesi halinde, harcama yetkilisi
nihai kararını yazılı olarak bildirir ve işlem buna göre gerçekleştirilir.
Ödemelerde
öncelik sırası
MADDE 28 – (1)
Nakit mevcudunun tüm ödemeleri karşılayamaması halinde ödemeler, muhasebe
kayıtlarına alınma sırasına göre gerçekleştirilir. Ancak bu ödemelerin
yapılması sırasında sırasıyla;
a) Kanunları
gereğince ödenmesi gereken vergi, resim, prim, fon kesintisi, pay ve
benzeri tutarlara,
b) Tarifeye bağlı
ödemelere,
c) İlama bağlı
borçlara,
ç) Ödenmemesi
halinde temerrüt faizi doğacak ödemelere,
d) Ödenmesi talep
edilen emanet hesaplardaki tutarlara,
öncelik verilir.
Ödemelerde
işlem sırası
MADDE 29 – (1)
Her türlü gider ve hibelere ilişkin ödeme ve iade işlemleri aşağıda
belirtilen biçimde yapılır:
a) Harcama
yetkilisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla
sayıda gerçekleştirme görevlisi ödeme/iade emri belgesini düzenler.
b) Gerçekleştirme
görevlisinin imzaladığı ödeme/iade talep belgesi harcama yetkilisinin
onayına sunulur.
c) Harcama
yetkilisi tarafından onaylanarak kesinleşmiş olan ödeme emri, ödenmek, iade
emri ise iade yazısı yazılmak ve ilgili muhasebe kaydı yapılmak üzere
Koordinatörlüğe gönderilir.
ç) ÖEB/İEB ve eki
belgeler üzerinde; gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi ile diğer
görevlilerin imzası, ödemeye/iadeye ilişkin belgelerin tam olup olmadığı,
hesaplamalarda maddi hata bulunup bulunmadığı ve hak sahibinin/borçlunun
kimliğine ilişkin bilgilerin doğruluğu kontrol edilerek gerekli muhasebe
işlemi yapılır ve Banka Ödeme Emri/İade Bildirim Yazısı hazırlanır. Eksik
veya hatalı olan talep ve eki belgeler, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere,
gerekçeleriyle birlikte harcamayı gerçekleştiren birime yazılı olarak
gönderilir. Hata veya eksiklikleri tamamlanarak tekrar muhasebe birimine
gönderilenler, en kısa zamanda incelenerek muhasebeleştirilir ve ödeme/iade
işlemi gerçekleştirilir.
d) Banka Ödeme
Emrinin/İade Bildirim Yazısının muhasebe yetkilisi ve Genel Koordinatör
tarafından imzalanması ve muhatabına gönderilmesi ile ödeme/iade süreci
tamamlanmış olur.
Ödeme şekli
MADDE 30 – (1)
Ajans tüm ödeme işlemlerini banka hesap transferleri aracılığıyla yapar.
(2) Program
hesabına ilişkin ödemeler program hibe anlaşmaları ile belirlenen para
birimi üzerinden yapılır. Ajans bütçesinden yapılan harcamalarda ise
harcamanın niteliğine göre Türk Lirası veya yabancı para cinsinden ödeme
yapılır.
(3) Türk Lirası
hesaplarından yabancı para cinsine dönüştürülerek yabancı para hesaplarına
aktarılan ödemelerde, program hibe anlaşmalarında farklı bir hüküm
bulunmadığı durumda ilgili hesabın bulunduğu bankanın ödeme tarihindeki
döviz satış kuru esas alınır.
Ödemelerde
aranacak kanıtlayıcı belgeler
MADDE 31 – (1)
Ajans bütçesinden yapılacak giderlere ilişkin ödemelerin, ödeme
karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belgelere dayandırılması
esas olup, bunun dışında 31/12/2005 tarihli ve 26040 üçüncü mükerrer sayılı
Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği
hükümleri kıyasen uygulanır.
(2) Harcamaya
esas teşkil eden Ajans onayı, şartnameler, sözleşmeler, biniş kartları,
görevlendirme yazıları, dekont, talimat, resmî yazı, vekaletname, senet ve
ödemeye ilişkin gerekli diğer yasal belgeler de ödeme emri belgesine
eklenir.
(3) Program
faaliyetlerine ilişkin ÖEB ve İEB ekinde bulunması gerekli belgeler
hususunda program anlaşmaları ve eklerinde belirtilen kurallar uygulanır.
(4) Kanıtlayıcı
belgeler giderlere esas teşkil eder; ancak bu belgelerin içeriğinden ve
doğruluğundan muhasebe yetkilisi sorumlu değildir.
Avans ve kredi
işlemleri
MADDE 32 – (1)
Ödeme işlemlerinin tamamlanması beklenemeyecek kadar ivedi olan giderler
için harcama yetkilisince belirlenen gerçek ya da tüzel kişiye avans
verilebilir. Avanslar mümkün olan en asgari seviyede belirlenir. Avansa
ilişkin işlemler ödeneğin finansman kaynağının tabi olduğu düzenlemeler
çerçevesinde gerçekleştirilir.
(2) Harcama
yetkilisi tarafından adına veya hesabına geçici olarak para ve diğer
kıymetleri alma yetkisi verilen mutemetler aldığı avansa ilişkin harcama
belgelerini, en geç avansın alındığı tarihi izleyen 45 gün içinde avans
bakiyesini bekletmeksizin nakden Ajansın ilgili hesabına iade etmek
zorundadır. Ancak Ajansın veya Ajans personelinin iştirak ettiği fuar,
kongre, seminer, eğitim ve toplantı gibi faaliyetlerde herhangi bir
ödemenin avans şeklinde yapılmasının zorunlu olması halinde, ilgili
faaliyetin bittiği tarih itibarıyla bir ay içerisinde avansın kapatılması
gerekir.
(3) Süresi içinde
iade edilmeyen avans bakiyeleri geçici aktif hesaplara alınır ve ilgilinin
ilk ücret ve ödeneğinden kesilerek tahsil edilir.
(4) Süresinde
mahsup edilemeyen avanslara ilişkin alacakların yapılacak ödeme, hakediş
veya teminattan karşılanamaması halinde yasal takibat başlatılır.
(5) Bir iş için
verilen avans, yalnız o iş için harcanır.
(6) Kamu
idarelerinden alınacak mal ve hizmetlerde harcama yetkilisi tarafından
kredi şeklinde ön ödeme yapılması uygun görülen giderler için kredi
açılabilir. Bu durumda, kredi tutarı doğrudan ilgili kamu idaresinin banka
hesabına aktarılır. Krediler ilgili birim yöneticisinin talebi ve harcama yetkilisinin
onayı ile ödenir. Verilen kredilere ilişkin harcama belgeleri talep eden
birim tarafından en geç 7 ay içerisinde ödeme emri belgesi ekinde
Koordinatörlüğe teslim edilerek, kredi bakiyesi Ajansın ilgili hesabına
iade edilir. Kredilere ilişkin işlemler ödeneğin finansman kaynağının tabi
olduğu düzenlemeler çerçevesinde gerçekleştirilir.
(7) Program
hesaplarından hibe olarak yapılan ön ödemeler bu madde kapsamı dışındadır.
Kullanılacak
defterler ve kayıt düzeni
MADDE 33 – (1)
Bu Yönetmeliğin uygulanmasında aşağıdaki defterler kullanılır:
a) Yevmiye
defteri.
b) Büyük defter.
c) Yardımcı hesap
defterleri.
(2) Bu
defterlerin tanımı ve işlevi aşağıdaki şekildedir:
a) Yevmiye
defteri: Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye
tarihi, müteselsil numara sırasıyla ve maddeler hâlinde düzenli olarak
yazıldığı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra,
günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.
b) Büyük defter:
Büyük defter, yevmiye defterinde kayda geçirilmiş olan işlemleri usulüne
göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.
İşlemler yevmiye tarih ve numara sırasına göre yevmiye defterine
kaydedildikten sonra, aynı yevmiye tarih ve numarası ile her bir hesap için
açılan büyük defterin ilgili sayfalarına tasnifli olarak kaydedilir.
c) Yardımcı hesap
defterleri: Yardımcı hesap defterleri, hesap planını oluşturan hesaplara
ait bilgilerin ayrıntı bazında kaydına mahsus olarak tutulan defterlerdir.
Yevmiye
sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları
MADDE 34 – (1)
Muhasebe işlemleri, yevmiye tarihi, müteselsil sıra numarasına göre ve
maddeler hâlinde önce yevmiye defterine kaydedilir; buradan da usulüne göre
büyük defter ve yardımcı hesap defterlerine sistemli bir şekilde dağıtılır.
(2) Muhasebe
işlemleri tahakkuk esaslı muhasebe sistemine göre gerçekleştirilir.
(3)
Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına,
gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin
başında 1’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer
numara verilir. Yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı hesap defterleri
kayıtlarında bu yevmiye tarih ve numaraları esas alınır.
(4) Gerçekleşen
işlemler muhasebeleştirme belgeleriyle ilgili hesaplara kaydedilir. Belge
olmadan kayıt yapılmaz. Bir hesabın borcuna kaydedilen tutar mutlaka başka
bir hesap ya da hesapların alacağına kaydedilir. Yevmiye defterinde her
zaman borç-alacak eşitliği bulunur.
(5) Ödeme ve iade
emri belgeleri muhasebeleştirme belgesi olarak kullanılır. Bunların
dışındaki muhasebe işlemlerinde yürürlükte olan Merkezî Yönetim Harcama
Belgeleri Yönetmeliği ekinde belirlenmiş olan belgelerden, Program
kurallarına ve yürütülen mali iş ve işlemler ile uygun olanlar kullanılır.
(6) Mali yılın
başında, bir önceki hesap dönemi kapanış bilançosu ve dipnotları esas
alınarak açılış bilançosu düzenlenir. Açılış bilançosuna dayanılarak,
açılış yevmiyesinin kayıtlarını sağlamak üzere bilançodaki tutarlar,
düzenlenecek 1 yevmiye numaralı muhasebe işlem fişiyle ilgili hesaplara
borç ve alacak kaydedilir. Açılış kaydına ilişkin muhasebe işlem fişine,
açılış bilançosunun bir nüshası eklenir. Açılış kaydına esas tutarlar,
ilgili hesap için açılacak büyük defter ve yardımcı hesap defterlerine
aktarıldıktan sonra yılı işlemlerinin kaydına başlanır.
Hesap planı
MADDE 35 – (1)
Hesap planı, Ajansın bünyesinde ve işlemlerine uygun hesapların bir sistem
içinde gruplanmasıyla oluşan cetveldir.
(2) Ajansta
uygulanacak olan hesap planı, 3/12/2014 tarihli ve 2014/7052 sayılı
Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan Genel Yönetim Muhasebe
Yönetmeliğinde öngörülen hesap planı esas alınarak düzenlenir. Ancak Avrupa
Birliği mevzuatının gerekleri ile Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin çelişmesi
halinde Avrupa Birliği Komisyonuna rapor verilme zorunluluğu ve Ajansın
genel yönetim kapsamında olmaması nedeniyle Avrupa Birliği mali mevzuatı
uygulanır.
(3) Programlara
ilişkin hesap planı Avrupa Birliği mali mevzuatı ve program hibe anlaşmalarından
kaynaklanan yükümlülüklere uygun bir şekilde düzenlenir. Ajans, program
kaynaklarının programlarla ilgili işlemlerini, gelir kaynaklarını ve
harcamaları yansıtmak için yeterli kayıtları ve hesapları, Komisyonla
imzalanan anlaşmalarda öngörülen muhasebe sistemi ve hesap planına göre
düzenleyerek bilgisayar ortamında tutar.
Hesap dönemi
MADDE 36 – (1)
Ajans bütçesinde hesap dönemi takvim yılıdır. Program hesaplarında ise
hesap dönemi program hibe anlaşmasında ilgili Program için açıkça
belirtilen süredir. Ancak program hesapları, hibe iadelerinin tamamı iade
alınana veya ilgili alacaktan feragat edilene kadar açık tutulur.
Mali işlemlere
ilişkin belgelerin muhafazası
MADDE 37 – (1)
Koordinatörlük, kendisine teslim edilen ve muhasebeleştirilen belgeleri, bu
işe uygun arşivlerde düzgün olarak ilgili mevzuatının öngördüğü sürelerde
muhafaza etmek ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.
Kayıt şekli
MADDE 38 – (1)
Ajans bütçesi kayıtları Türk Lirası, program hesaplarının kayıtları ise,
Program hibe anlaşmasında öngörülen para birimi cinsinden tutulur.
(2) Muhasebe
işlemlerine ilişkin tüm kayıtlar bilgisayar ortamında tutulur.
Mali raporlar
MADDE 39 – (1)
Ajans bütçesi ve program faaliyetlerine ilişkin program hibe anlaşması veya
ilgili mevzuatı gereğince düzenlenmesi zorunlu olan mali raporlar,
Koordinatörlük tarafından hazırlanır ve mevzuatında belirlenen sürelerde
ilgili mercilere sunulur.
(2) Program
faaliyetleri ile bütçe uygulama sonuçlarının doğru ve güvenilir şekilde
raporlanması ve izlemeye yönelik araçların geliştirilmesi amacıyla
Koordinatörlükte yönetim bilgi sistemleri kurulması ve işletilmesi amacıyla
gerekli önlemler alınır.
Kesin hesap
MADDE 40 – (1)
Ajans bütçesine ilişkin olarak bilanço ve gelir tablosunun çıkarılmasından
sonra, hesap dönemine ilişkin kesin hesap cetveli, Koordinatörlük
tarafından hazırlanır. Kesin hesap cetveli, Başkan tarafından bir sonraki
yılın bütçesi ile Avrupa Birliği Başkanının onayına sunulur.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Amortisman
MADDE 41 – (1)
Ajans tarafından satın alınan taşınmaz mallar, taşıtlar, demirbaş,
mefruşat, araç-gereç ve teçhizat gibi Kuruma ait iktisadi kıymetler için
her yıl vergi kanunlarında öngörülen usul ve esaslara göre amortisman
ayrılır.
(2) Kullanılamaz
hale gelen, başka kurumlara tahsis edilen ve her ne sebeple olursa olsun
Ajansın kayıtlarından çıkarılan amortismana tabi maddi duran varlıkların
muhasebe kayıtlarına yansıtılması için ilgili birim tarafından yazılı
olarak Koordinatörlüğe bildirilmesi gerekir.
Banka
hesaplarının yönetimi
MADDE 42 – (1)
Ajansın bütün kaynakları bankalar nezdinde Ajans adına açılan hesaplarda
tutulur.
(2) Bankada
vadesiz hesapta tutulabilecek para miktarı, cari ihtiyaçları karşılayacak
ve asgari düzeyde olacak şekilde harcama yetkilisi onayı ile belirlenir.
(3) Muhasebe
yetkilisi, banka mevcudunun yapılacak ödemelere uygunluğunu kontrol eder ve
banka hesap bakiyeleri konusunda harcama yetkilisini ve Genel Koordinatörü
düzenli aralıklarla bilgilendirir.
(4) Banka hesabı
açılması, kapatılması ve hesaplar arası aktarım işlemleri, muhasebe
yetkilisi, Genel Koordinatör ve harcama yetkilisinin imzası ile
gerçekleştirilir.
Ajansın ortak
olduğu projeler
MADDE 43 – (1)
Ajans, Komisyon veya Komisyonun yetki verdiği kurumlar veya diğer
kuruluşlar tarafından gerçekleştirilen projelere ortak olabilir. Proje
finansmanına ilişkin olarak öngörülen eş finansman tutarı kadar Ajans
Bütçesine ödenek konur.
(2) Proje
kapsamındaki faaliyetler ile projenin finansmanı, bütçesi, süresi,
raporlaması ve uygulama esasları proje anlaşması veya sözleşmesi ve
eklerinde belirtilir.
Yurt içi ve
yurt dışı geçici görevlendirmelere ilişkin genel esaslar
MADDE 44 – (1)
Yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelere ilişkin gündelik, yol ve
konaklamada 10/2/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu kapsamında
emsali personel için öngörülen harcırah ve tazminat tutarları ödenir.
(2) Ajans
tarafından organize edilen veya maliyeti Ajans tarafından karşılanan her
türlü toplantı veya eğitim faaliyeti (hizmet içi eğitim dâhil) kapsamında
personelin geçici görevli olarak organizasyona iştirak etmesi ve bu
kapsamda katılımcılara sunulan hizmetlerden faydalanması halinde, almış
olduğu konaklama hizmeti karşılığında gündeliğinin yarısı oranında kesinti
yapılır. Bunun dışında harcırahta herhangi bir kesinti yapılmaz.
Katılımcıların
seyahat ödemelerine ilişkin genel esaslar
MADDE 45 – (1)
Ajans bütçesi, Program hesabı veya Ajansın dâhil olduğu diğer program ve
projeler kapsamında Ajans veya diğer kurumlar tarafından organize edilen
toplantı, eğitim, seminer gibi etkinliklere eğitmen, eğitmen yardımcısı
veya dış uzman olarak görevlendirilen kişilerin yanı sıra yararlanıcı
olarak iştirak eden kişilerin seyahatlerine ilişkin usul ve esaslar Ajans
tarafından yürürlüğe konulan yönerge çerçevesinde yürütülür.
Yürürlükten
kaldırılan yönetmelik
MADDE 46 – (1)
6/2/2013 tarihli ve 28551 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Avrupa Birliği
Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığının Bütçe ve Muhasebe
Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 47 – (1)
Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 48 – (1)
Bu Yönetmelik hükümlerini Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları
Merkezi Başkanı yürütür.
|