TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ BAŞKANLIĞI
KÜTÜPHANE VE ARŞİV YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)
Kütüphane ve Arşiv Hizmetlerini, çalışma ilkelerini, TBMM Kütüphanesi ve
Arşivinden yararlanma usul ve esaslarını belirlemektir.
Dayanak
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Türkiye Büyük Millet Meclisi İçtüzüğü ile
1/12/2011 tarihli ve 6253 sayılı Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığı İdari
Teşkilatı Kanununun 27 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Arşiv: TBMM
Arşivini,
b) Arşiv
malzemesi: TBMM ve TBMM Başkanlığı idari teşkilatının görev ve faaliyetleri
sonucu oluşan ve saklanması tarihi, hukuki, idari ve çeşitli bakımlardan
herhangi bir konuyu aydınlatmaya, bir takım hakları belgelemeye ve korumaya
yarayan her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, fotoğraf, film,
fotokopi, ses ve görüntü bandı ile CD, DVD gibi elektronik kayıt ortamlarını,
c) Arşiv
otomasyon sistemi: Arşivdeki evrakın sayısallaştırılarak elektronik ortama
aktarılmasını, yönetilmesini ve hizmete sunulmasını sağlayan sistemi,
ç) Arşivlik
malzeme: (b) bendinde yazılı her türlü evrak ve vesikalardan, yetkililerce
ayrılmış ve muhafaza edilmiş olan ve henüz arşiv malzemesi özelliği kazanmamış
olanları,
d) Birim
arşivi: TBMM Başkanlığı idari teşkilatı birimlerinin faaliyetleri sonucu
oluşan, güncelliğini kaybetmemiş, aktif olarak günlük iş akışı içinde
kullanılan arşivlik malzemenin çeşitli mevzuatla belirlenen sürelerde muhafaza
edildiği yeri,
e) Derleme:
22/2/2012 tarihli ve 6279 sayılı Çoğaltılmış Fikir ve Sanat Eserlerini Derleme
Kanunu ve 6253 sayılı Kanun uyarınca derlenip TBMM Kütüphane ve Arşiv
Hizmetleri Başkanlığına gönderilen yayınları,
f) Elektronik
belge yönetim sistemi: TBMM’de üretilen ya da TBMM’ye gelen evrakın, elektronik
ortama aktarılması ile elektronik ortamda üretilmesini sağlayan sistemi,
g) Eser: Basılı
ya da elektronik ortamda kayıtlı her türlü bilgi kaynağını,
ğ) Kullanıcı:
Kütüphane ve Arşivdeki bilgi, belge kaynaklarından yararlananları,
h) Kurul: TBMM
Kütüphane ve Arşiv Kurulunu,
ı) Kurum: TBMM
Başkanlığını,
i) Kütüphane:
TBMM Kütüphanesini,
j) Nadir eser:
Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı tarafından belirlenen ve Kütüphane
dışına ödünç verilmeyen yayınları,
k) Yayın Seçme
ve Değerlendirme Komisyonu: Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı tarafından
görevlendirilen ve Kütüphane koleksiyonuna eklenecek ya da çıkarılacak eserleri
belirleyen personelden oluşan komisyonu,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kütüphane ve Arşiv Hizmeti ve Yönetimi
Kütüphane ve Arşiv hizmeti
MADDE 4 – (1) Kütüphanede, öncelikle milletvekillerinin yasama, denetim ve
temsil görevlerini yerine getirirken ihtiyaç duyabilecekleri belge ve bilgi
kaynakları sağlanır, organize edilir ve etkin şekilde hizmete sunulur.
(2) Arşivde,
TBMM’nin yasama, denetim ve yönetim çalışmalarına ait arşiv malzemeleri
toplanır, organize edilir ve erişime sunulur.
Kütüphane ve Arşiv Kurulu
MADDE 5 – (1) Kurul aşağıdaki üyelerden oluşur:
a) TBMM Başkanı
tarafından seçilecek ve Kurula başkanlık yapacak bir başkanvekili.
b) TBMM Başkanı
tarafından seçilecek bir idare amiri.
c) TBMM
Başkanlığı Genel Sekreteri ya da Bilgi ve Bilişim Hizmetlerinden Sorumlu Genel
Sekreter Yardımcısı.
ç) Kütüphane ve
Arşiv Hizmetleri Başkanı.
(2) Kurul,
Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığının talebi, Kurul Başkanının uygun
görüşü ile toplanır. Başkanın bulunmadığı hallerde Kurula, idare amiri
başkanlık eder. Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanı, Kurulun sekreterlik,
raportörlük hizmetlerini yürütür ve Kurul kararlarını uygular.
Kurulun görev ve yetkileri
MADDE 6 – (1) Kütüphane ve arşiv hizmetlerinin yürütülmesiyle ilgili
ilkeleri Kurul belirler.
(2) Kurulun
görev ve yetkileri şunlardır:
a) Kütüphane
ile Arşivin etkin ve verimli şekilde çalışmasını sağlamak.
b) Satın
alınacak ve abone olunacak yayınlara karar vermek.
c) Kütüphane ve
Arşivden yararlanma, ödünç verme ve kaybedilen ya da zarar verilen eserlerin
tazmini konularında gerekli tedbir ve kararları almak.
ç) Kütüphane ve
Arşiv Hizmetleri Başkanlığı tarafından oluşturulan “Yayın Seçme ve
Değerlendirme Komisyonu” tarafından belirlenmiş ve Kütüphane koleksiyonuna
kazandırılmış yayınlardan mükerrer, yıpranmış ve güncelliğini yitirmiş
eserlerin demirbaş kayıtlarının silinmesine karar vermek.
d) Kütüphane ve
arşiv hizmetlerinden yararlanma ücretlerini tespit etmek.
e) Kütüphane ve
Arşive bağış ve derleme yolu ile gelen eserlerden koleksiyona alınacakların
seçimine ilişkin ilkeleri belirlemek.
f) Mevzuatla
verilen diğer görevleri yerine getirmek.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Arşive Alınacak Arşiv Malzemesi
Arşiv malzemesi
MADDE 7 – (1) Arşive, TBMM’nin yasama, denetim ve yönetim faaliyeti
sonucu oluşan ve aşağıda gösterilen arşiv malzemesi alınır:
a) Yasama arşiv
malzemesi şunlardır:
1) Kanun
dosyaları.
2) Karar
dosyaları.
3) Genel Kurul
tutanaklarının asılları.
4) Denetimle
ilgili dosyalar.
5) Diğer önerge
dosyaları.
6) Genel Kurulda
işlemden kaldırılan ya da reddedilen dosyalar.
7) Geri alınan
işlere ait dosyalar.
8) Hükümsüz
kalan işlere ait dosyalar.
9) Kanunlar ve
Kararlar Başkanlığı kayıt defterleri.
10) Komisyonlar
evrakı.
11) İstiklal
Mahkemeleri, Yassıada, Yüce Divan (Divan-ı Ali) dosyaları.
12) Meclis-i
Mebusan, Meclis-i Ayan, TBMM, Milli Birlik Komitesi, Temsilciler Meclisi,
Kurucu Meclis, Millet Meclisi, Cumhuriyet Senatosu, Milli Güvenlik Konseyi,
Danışma Meclisi evrakı ile Kurulca belirlenen miktarda TBMM tutanak dergileri.
13) Kapalı
oturum tutanakları.
14) İstiklal
Madalyası defterleri.
15) Kurulca,
yasama arşiv malzemesi olarak değerlendirilen evrak.
b) Yönetim
arşiv malzemesi şunlardır:
1) TBMM
Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğünün dosya ve evrakı.
2) TBMM
Başkanlık Divanı kararları ile Genel Sekreterliğin dosya ve evrakı.
3) Meclis-i
Mebusan ve Meclis-i Ayan üyeleri ile yasama meclisleri üyelerine ait özlük
dosyaları.
4) Çeşitli
nedenlerle TBMM kadrolarından ayrılmış olan personele ait özlük dosyaları.
5) TBMM’ye gelen
ve giden evraka ait kayıt ve zimmet defterleri.
6) İlgili
kanunlarla belirli süre bekletilmesi öngörülen evrak, Strateji Geliştirme
Başkanlığı sarf belgeleri ve benzeri belgeler.
7) Kurulca,
yönetim arşiv malzemesi olarak değerlendirilen evrak.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Arşive Arşivlik Malzemenin Gönderilmesi ve
Saklama Süreleri
Arşive gönderilme zamanı ve şekli
MADDE 8 – (1) Arşiv malzemesi her yasama döneminin sonunda, birim
arşivince uygunluk kontrolü yapılarak, Arşive gönderilir.
(2) Arşive gönderilecek
arşiv malzemesi için ek (1) de yer alan “TBMM Arşivi Malzeme Teslim Formu” üç
nüsha tanzim edilir.
(3) Formun bir
nüshası, arşiv malzemesinin teslim alınmasından sonra, form üzerindeki işaretli
bilgiler Arşiv personelince doldurulup imzalanır ve ilgili birime iade edilir.
(4) Birim
arşivlerinde bulunan arşivlik malzeme, 14 üncü madde hükmü saklı kalmak
kaydıyla, en az 4 yıl süre ile birim arşivinde saklanır.
(5) Arşiv
malzemesi olan evrak, 13 üncü madde hükmü saklı kalmak kaydıyla, Arşivde süresiz
olarak saklanır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Arşivin Düzenlenmesi
Arşivde düzenleme
MADDE 9 – (1) Arşivde bulunan arşiv malzemesi aşağıdaki ana bölümler
halinde düzenlenir:
a) Dosyalar.
b) Tutanaklar.
c) Komisyonlar
evrakı.
ç) Kayıt
defterleri.
Korumaya ilişkin önlemler
MADDE 10 – (1) Arşivde sürekli düzenleme ve sıralama çalışmaları ile
günlük dosya ve evrak akışı dışında, Arşiv depoları her gün Arşiv
görevlilerince açılır ve yangın, su basması, rutubet, böceklenme gibi doğal
aşınmalara karşı takip ve kontrol edilir. Bu konularda problem yaşandığında
ilgili birimler haberdar edilerek gerekli tedbirler acilen alınır. Ayrıca durum
TBMM Başkanlığı Genel Sekreterliğine bir raporla bildirilir. Günlük mesai
bitiminde Arşiv depoları nöbetçi personelce kontrol edilir ve ek (2) de yer
alan “TBMM Arşivi Günlük Emniyet Kontrol Çizelgesi” imzalanır.
Arşive giriş
MADDE 11 – (1) Arşive görevli personel ile Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri
Başkanlığı tarafından izin verilmiş kişilerin dışında kimse giremez.
Arşivde tutulacak defter ve dosyalar
MADDE 12 – (1) Arşivde aşağıdaki defter ve dosyalar tutulur:
a) Kurul
kararları.
b) Arşive
gönderilen “Arşiv Malzeme Teslim Formları” dosyaları.
c) Arşivden
alınan evrak ve dosyalarla ilgili “İsteme Fişleri” dosyası.
ALTINCI BÖLÜM
İmha Edilecek Evrak ve İmha Etme Usulü
Arşiv malzemesinin imha edilmesi
MADDE 13 – (1) Yasama ve denetim evrakı dışındaki arşiv malzemesinin imha
edilmesi, Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı teklifinin Kurulca kabul
edilmesi ve bu kararın TBMM Başkanlık Divanınca onanmasına bağlıdır. Ancak
Arşivde ilgili kanunlarla belirli süre saklanması öngörülen evrak Kurul kararı
ile imha edilebilir.
Arşivlik malzemenin imha edilmesi
MADDE 14 – (1) Arşivlik malzeme ilgili birimlerce yasama dönemi süresince
saklandıktan sonra, arşiv malzemesi olan evrak 8 inci maddeye göre Arşive
teslim edilir. Arşiv malzemesi niteliğinde olmayan evrak ise 15 inci madde
hükmüne göre imha edilir.
İmha etme usulü
MADDE 15 – (1) İmha işlemi, ilgili birim amirinin de katılması ile Kurulca
verilecek kararlar uyarınca yapılır.
(2) İmha
işlemleri Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı tarafından görevlendirilecek
üç kişi ve ilgili birim tarafından görevlendirilecek iki kişi olmak üzere
toplam beş kişiden oluşan imha ekibi tarafından yerine getirilir.
YEDİNCİ BÖLÜM
Kütüphane ve Arşivden Yararlanma
Yararlanma
MADDE 16 – (1) Kütüphane ve Arşivden;
a)
Milletvekilleri,
b) Dışarıdan
atanan bakanlar,
c) Yasama
organı eski üyeleri,
ç) Kurum
kadrolu personeli ile Kurumda sözleşmeli ve geçici görevlendirme ile istihdam
edilen personel,
d) TBMM içinde
hizmet veren diğer kamu kurumlarının personeli,
e) Parlamento
Muhabirleri Derneğine üye basın mensupları,
f) Kurulca izin
verilmiş olan dış araştırmacılar,
yararlanır.
Yararlanma usul ve esasları
MADDE 17 – (1) 16 ncı maddenin (f) bendinde belirtilen araştırmacılar,
kullanacakları hizmet ya da kaynakların kamuya açık bir başka kütüphanede
bulunmaması halinde Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanının teklifi ve Kurul
Başkanı ya da idare amirinin onayı ile Kütüphane ve Arşivden yararlanabilirler.
Yararlanma süresi araştırma konusuna bağlı olarak en çok otuz gündür ve bir
defaya mahsus uzatılabilir. Yararlanması uygun görülenler için TBMM Güvenlik
Yönetmeliği uyarınca işlem yapılır.
(2)
Araştırmacıların Kütüphane ve Arşivden günlük yararlanmaları, iş yoğunluğu
dikkate alınarak Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığınca düzenlenir.
(3)
Kullanıcılar, Kütüphaneden ödünç aldıkları ya da Kütüphane ve Arşiv içinde
yararlandıkları eserlere verdikleri zararı tazmin ile yükümlüdürler.
(4) Arşiv
malzemesi ve arşivlik malzeme, evrakın üretildiği ilgili birimin yazılı talebi
dışında hiçbir şekilde Arşiv dışına çıkarılamaz.
(5) Hizmete
sunulduğu takdirde zarar görecek arşiv malzemesi kullandırılmaz.
(6) İstiklal Mahkemelerine
ait dosyalarla ilgili her türlü inceleme, TBMM Başkanının yazılı oluru ile
yapılır.
(7) Mazbata ile
tanıtma formu dışında milletvekillerine ait özlük dosyaları üçüncü şahısların
istifadesine sunulmaz.
Kütüphane ve Arşivin çalışma süresi
MADDE 18 – (1) Kütüphane TBMM Genel Kurul toplantısı olduğu günlerde Genel
Kurulun bitimine kadar, Genel Kurulun olmadığı günlerde ise Kurum mesai
saatleri arasında açıktır.
(2) Arşiv,
Kurumun mesai saatleri arasında açıktır.
Ödünç verme
MADDE 19 – (1) Eserler, Yönetmeliğin 16 ncı maddesinin (f) bendi dışında
kalan kullanıcılara ödünç verilebilir. Ancak aynı maddenin (d) ve (e)
bentlerinde yer alanların ödünç alabilmesi bağlı olduğu kurumun yazılı
taahhüdüne bağlıdır. Ödünç verme süresi otuz gündür. Bu süre en çok bir defa
uzatılabilir. İstek olması durumunda süre dolmadan da geri istenebilir. Süresi
dolan eserler iade edilmedikçe yeniden ödünç verilemez. Ancak, bu Yönetmeliğin
16 ncı maddesinin (a), (b) ve (c) bentlerine girenlerin yeniden ödünç
alabilmeleri Kurul Başkanının iznine bağlıdır.
Ödünç verilemeyecek eserler
MADDE 20 – (1) Ansiklopedi, sözlük, atlas ve benzeri danışma kaynakları,
süreli yayınlar, yazma ve nadir basma eserler ile mikrofilmler Kütüphane dışına
ödünç verilemez.
Gününde iade edilmeyen eserler
MADDE 21 – (1) Ödünç alınan eserlerin herhangi bir şekilde zarar
verilmeden zamanında iadesi esastır. Ödünç alınıp süresinde iade edilmeyen
eserler için ilgiliye yazı ile hatırlatmada bulunulur ve on beş gün içinde iade
edilmesi istenir. Buna rağmen iade edilmeyen eserler için Kurul, eserin
piyasadan temin edilmesine ve bedelinin ilgiliden tahsiline karar verir.
(2) Piyasadan
temini mümkün olmayan eser için, eserin rayiç bedelinin beş katı miktar borç
olarak Kurulca belirlenir. Eserin rayiç bedelinin tespitinde aynı dönemde
basılmış benzer nitelikteki eserin fiyatı emsal alınır.
(3) Borcun
tahsiline ilişkin yazı, milletvekilleri, Yasama Organı eski üyeleri ve
dışarıdan atanan bakanlarla ilgili olarak Kurul Başkanı tarafından TBMM
Başkanlığına, diğerleriyle ilgili olarak Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanı
tarafından TBMM Başkanlığı Genel Sekreterliğine gönderilir.
(4) Borç,
ödenmediği takdirde milletvekillerinin ödeneklerinden, Kurumda istihdam edilen
personelin maaşlarından kesilir. Yasama Organı eski üyeleri ile dışarıdan
atanan bakanlarla ilgili işlemler Strateji Geliştirme Başkanlığınca, TBMM
içinde görev yapan diğer kurumların personeli ile ilgili işlemler bağlı olduğu
birimin yöneticisi tarafından yerine getirilir.
(5) Borcun
tahsilinden sonra eserin demirbaş kaydı silinir.
Mikrofilm ve dijital çoğaltma
MADDE 22 – (1) Fotokopi, mikrofilm ve dijital çoğaltma hizmetleri
Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığına ait kaynaklara münhasır olmak üzere
bedeli karşılığı verilir.
(2)
Kullanıcıların, süreli yayınlarda belirledikleri yazılar kopyalanarak verilir.
(3) Kullanıcı
talebi olarak bir eserin tamamı, süreli yayınlara ait koleksiyonun tamamı ya da
bir bölümünün kopyası yapılamaz.
(4) Maliyet
dikkate alınarak kopyalama ve diğer baskı ücretleri Kütüphane ve Arşiv Kurulu
tarafından belirlenir.
Kütüphaneden ilişik kesme
MADDE 23 – (1) Kurumda istihdam edilen personel görevinden ayrıldığı
takdirde Kütüphaneden ilişik kesme belgesi almak zorundadır. Bu konudaki
düzenlemeleri İnsan Kaynakları Başkanlığı yapar.
Özel izinle hizmete sunulacaklar
MADDE 24 – (1) Mikrofilm ya da elektronik kopyası bulunan süreli yayınlar
ile yazma ve nadir basma eserlerin orijinallerinin hizmete sunulması, Kütüphane
ve Arşiv Hizmetleri Başkanının iznine bağlıdır.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlükten kaldırılan hükümler
MADDE 25 – (1) 17/2/2004 tarihli ve 25376 sayılı Resmî Gazete'de
yayımlanan Türkiye Büyük Millet Meclisi Kütüphane Yönetmeliği ile 1/10/1989
tarihli ve 20299 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Büyük Millet Meclisi
Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 26 – (1) Bu Yönetmelik Resmî Gazete'de yayımı tarihinde yürürlüğe
girer.
Yürütme
MADDE 27 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Büyük Millet Meclisi
Başkanı yürütür.